Pitchtracker é seguro? Gravação de reuniões e LGPD

Pitchtracker é seguro? Gravação de reuniões e LGPD

No meio do diagnóstico, o dono de uma rede de academias vê um participante chamado Pitchtracker na chamada e pergunta se a conversa está sendo gravada. A pergunta pesa mais do que parece, porque mexe com a confiança de quem está do outro lado e com a responsabilidade de quem decidiu gravar.

Dois em cada três usuários de inteligência artificial (IA) no Brasil se dizem preocupados com o uso dos seus dados pelas empresas de IA, segundo o Painel TIC 2025 do Cetic.br, departamento do NIC.br que mede o uso da internet no Brasil (Cetic.br, Painel TIC 2025, pesquisa online com internautas). Isso indica que provavelmente o lead do outro lado também se preocupa, e que um robô na lista de participantes não responde essa dúvida sozinho. O Pitchtracker, plataforma de IA para times de vendas, grava reuniões do Google Meet, o sistema de videochamadas do Google, com um robô visível. Ele mantém o banco de dados em São Paulo, cifra as chaves das integrações e não usa reuniões para treinar IA.

A resposta curta tem duas partes. A ferramenta protege os dados e segue as instruções de quem a usa. Pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), quem decide sobre a gravação é a sua empresa, e o Pitchtracker trata os dados por conta dela. Para decidir, a ordem é esta:

1. Quem responde.
2. Se precisa de consentimento.
3. Como avisar.
4. Para onde vão os dados.
5. Se a IA treina com eles.
6. O que some ao apagar.

Quem responde pelos dados de uma reunião gravada?

Pela LGPD, a empresa que decide gravar é a controladora, e ela responde primeiro pelos dados. A ferramenta que grava é a operadora: trata os dados em nome da controladora e segue as instruções dela.

Segundo o Guia de Agentes de Tratamento da ANPD (versão 2.0, abril de 2022), o controlador define a finalidade, que é o motivo da gravação, a base legal, que é o motivo que a lei aceita para tratar um dado, e o prazo de guarda, que é por quanto tempo o dado fica armazenado. A ANPD é a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, órgão que fiscaliza a LGPD. O operador escolhe detalhes como o software e as medidas de segurança.

Voltando ao diagnóstico da rede de academias: a agência que conduz a reunião controla os dados do lead, e o Pitchtracker opera a gravação. A seção 2 da Política de Privacidade diz que o Pitchtracker trata reuniões, gravações, análises e CRM, o sistema onde a equipe guarda clientes e negociações, só para prestar o serviço. Por isso, quando o lead escreve ao Pitchtracker pedindo os próprios dados, a ferramenta encaminha o pedido à empresa que gravou.

Veja a divisão de papéis na tabela abaixo.

Na prática, a empresa decide, responde ao lead e avisa os participantes, enquanto o Pitchtracker opera, encaminha pedidos e apaga conforme a Política.

Precisa de consentimento para gravar uma reunião de venda?

Quem responde pela gravação também precisa escolher o motivo que autoriza a gravação. O consentimento é uma das bases legais da LGPD, e a lei prevê outras, como o legítimo interesse. A escolha da base cabe à empresa que grava.

A LGPD diz, nos arts. 5º e 8º, que o consentimento precisa ser livre, informado e para aquela finalidade, e que quem grava tem de provar que ele foi dado. Na prática, livre quer dizer dado por vontade própria, informado quer dizer que a pessoa sabe o que será gravado, e para aquela finalidade quer dizer que vale só para o uso que foi informado. A pessoa pode retirá-lo quando quiser, e silêncio depois de um aviso dificilmente prova concordância.

Pelo legítimo interesse, a ANPD pede um teste de finalidade, necessidade e equilíbrio com o que o titular espera, além de transparência (Guia de Legítimo Interesse da ANPD, fevereiro de 2024). Titular é a pessoa cujos dados são tratados. Em outras palavras, a empresa explica para que serve a gravação, mostra que não há um jeito menos invasivo de atingir o mesmo objetivo e confere se a gravação não pesa mais do que a pessoa espera.

O mesmo guia diz que legítimo interesse não vale para dado sensível, como a saúde do lead ou o caso de um paciente. Dado sensível é o que revela algo íntimo, como saúde ou religião.

Na academia, a agência escolhe a base, documenta a escolha e guarda a prova, seja ela um consentimento ou o teste do legítimo interesse.

Dica prática

Se você atende clínica ou consultório, peça na abertura que o cliente não cite pacientes pelo nome. Se o assunto aparecer, não copie esse trecho para as anotações nem para o resumo que você manda ao cliente.

E o lead, fica sabendo que a conversa está sendo gravada?

Escolhida a base, a pergunta passa a ser se a pessoa do outro lado percebe a gravação. Avise no convite, em voz alta no começo da call e por escrito no resumo. O robô na lista de participantes não basta como aviso.

Em 13/08/2026, no caso In re Otter.AI Privacy Litigation, uma juíza federal da Califórnia escreveu que ver o robô na reunião não permitia concluir que o autor sabia da gravação (decisão, p. 22). O Otter.AI é outra ferramenta que grava reuniões com IA, e o processo é uma ação sobre privacidade contra ela. É uma fase inicial, sob lei americana e sem condenação. Isso indica que, para o aviso, provavelmente o robô visível sozinho não basta.

No diagnóstico da academia, o convite já avisa, e a abertura repete o aviso em voz alta. Os Termos de Uso pedem esse aviso. Se alguém recusar, tire o robô da chamada. Para não depender da memória na hora, deixe os três avisos prontos e troque o que está entre colchetes:

Modelo pronto

Aviso de gravação em três momentos (troque o que está entre colchetes)

1. Convite: "Vou gravar a conversa com o Pitchtracker, que entra como participante e gera a transcrição e um resumo. A gravação fica com a [Agência X]. Se preferir sem gravação, me avise por aqui ou no começo da call."
2. Abertura, em voz alta: "Como avisei no convite, estou gravando para não perder nada do que você contar. Tudo bem para você? Se quiser que eu pare, é só falar."
3. Resumo: "A gravação desta conversa fica com a [Agência X]. Se quiser uma cópia ou que a gente apague, responda este e-mail."

Erro comum

Achar que o nome Pitchtracker na lista já avisou todo mundo. Muita gente nem abre a lista, por isso o aviso falado no começo da call conta mais.

Para onde vão os dados de uma reunião gravada?

Onde a gravação fica guardada é a dúvida que vem depois do aviso. No Pitchtracker, o banco e o servidor ficam em São Paulo, e algumas etapas acontecem fora do Brasil, conforme a seção 11 da Política. O banco de dados é onde as informações ficam organizadas, e o servidor é o computador que entrega essas informações ao app.

Dado pessoal que sai do Brasil é transferência internacional. A LGPD só permite isso em casos previstos, como país reconhecido como adequado, isto é, com proteção de dados considerada suficiente, ou cláusulas contratuais, que são regras escritas no contrato com o fornecedor de fora. A ANPD reconheceu a União Europeia em 26/01/2026; os Estados Unidos não têm esse reconhecimento (ANPD, Transferência Internacional, consultado em 31/10/2026).

A Política diz que as transferências do Pitchtracker seguem o art. 33 da LGPD, com as cláusulas contratuais de proteção de dados de cada provedor. Isso mostra que, nas etapas nos Estados Unidos, a proteção vem das cláusulas de cada fornecedor, e não de um reconhecimento do país. Veja abaixo por onde passa cada etapa.

Login, tarefas em segundo plano e e-mails do sistema também rodam nos Estados Unidos. Se o seu contrato exige que todos os dados fiquem no Brasil, esse desenho não atende, e a seção sobre quando a ferramenta não serve explica o caso.

O Pitchtracker usa as reuniões para treinar IA?

Onde os dados ficam leva a outra dúvida: a IA aprende com a conversa? Não. Pela Política, reuniões, CRM e análises não treinam modelos de IA, do Pitchtracker ou de outras empresas, e o provedor onde a IA roda também não usa esse conteúdo. Para analisar a reunião, a IA recebe só a transcrição, que é o texto da conversa escrito a partir do áudio, e o catálogo de produtos.

Se você ligar a sua própria IA ao Pitchtracker (MCP), ela vê só o que você vê e não lê a transcrição inteira. MCP é um protocolo que liga uma IA aos dados da empresa. O que ela lê segue a política da empresa dona dessa IA, inclusive sobre treino.

Quando quiser cortar esse acesso, use o caminho abaixo.

Na prática no Pitchtracker

Para cortar o acesso de uma IA conectada, vá em Conectar sua IA › Suas IAs conectadas › Desligar. O dono também desliga a IA de cada pessoa do time.

Como o Pitchtracker protege os dados no dia a dia?

No caso da academia, a pergunta que importa agora é quem consegue abrir a gravação. Cada pedido passa pelo servidor, que confere quem você é, a sua empresa e o seu papel. O navegador, que é o programa usado para abrir o site, nunca fala com o banco, e dado de outra empresa responde "não encontrado". Testes automáticos conferem que uma empresa não lê a outra e que um vendedor não vê o que é do colega.

Os vídeos ficam numa área privada, e cada link para assistir vale 1 hora, o que limita o estrago de um link mandado ao contato errado. Envio de dados ao destinatário errado aparece 68 vezes nas comunicações de incidente à ANPD de 2021 a 2025 (3º Relatório do Ciclo de Monitoramento, ANPD, 2025). Comunicações de incidente são os avisos que a empresa faz à ANPD quando algo dá errado com dados pessoais. Isso mostra que mandar dado para a pessoa errada acontece na prática, e por isso o prazo curto do link importa.

As chaves das integrações, que são as credenciais que dão acesso aos outros apps conectados, ficam cifradas. Cifrar é guardar num formato embaralhado, que só o sistema consegue ler com a chave certa. Se um incidente puder causar risco relevante, a Política diz que o Pitchtracker avisa a ANPD e os afetados e avisa a empresa cliente sem demora. Falhas vão para seguranca@pitchtracker.com.br.

O que some e o que fica quando você apaga?

Proteger o dado só faz sentido se ele puder ser apagado, e apagar uma reunião parece simples, mas nem tudo some no mesmo momento. Quando o dono exclui uma reunião, vídeo, transcrição e análise somem na hora. Outros registros ficam um tempo, porque a lei pede ou porque a cobrança precisa.

A tabela mostra o que some em cada caso e o que continua guardado. Entre os registros que ficam estão os de acesso, por 6 meses pelo Marco Civil da Internet, a lei que regula a internet no Brasil, e os de cobrança, por 5 anos.

Na prática, excluir uma reunião é uma ação do dono, mas apagar a empresa inteira passa pelo suporte. A Política prevê resposta em até 15 dias para os pedidos de titulares enviados a suporte@pitchtracker.com.br, ou seja, o pedido não fica sem resposta por mais tempo que isso. Titular é a pessoa cujos dados são tratados. O encarregado de dados, que é o canal com essas pessoas e com a ANPD, é a MAKING LEADERS LTDA, dona do Pitchtracker.

O que perguntar a qualquer gravador de reunião?

As perguntas abaixo valem para qualquer gravador de reunião, inclusive para o Pitchtracker. Pergunte o que vem ligado por padrão, para onde vão os dados e onde isso está escrito. Um certificado como o SOC 2, relatório de auditoria independente sobre os controles de segurança de uma empresa, atesta esses controles, mas não responde as perguntas da LGPD.

Por isso, leve estas seis perguntas e peça as respostas por escrito.

Se alguma resposta não estiver escrita, trate isso como ponto de atenção antes de contratar.

Como configurar a gravação no Pitchtracker?

Até aqui, você já sabe o que a ferramenta garante e o que cabe à sua empresa. No Pitchtracker, cada pessoa escolhe o que o robô grava, e o dono decide o que é apagado.

Passo 1: Conecte a agenda de cada pessoa

Em Integrações, cada pessoa conecta a própria agenda do Google. O robô entra nos eventos com link do Meet que a pessoa aceitou. Veja o passo a passo em como gravar reunião no Google Meet. Você sabe que deu certo quando o cartão Google Agenda aparece em Integrações, como no print abaixo.

Passo 2: Escolha o que não gravar

Depois de conectar a agenda, o próximo passo é decidir quais reuniões ficam fora da gravação. Na Agenda, clique na reunião e marque Não em Gravar esta reunião?.

Use essa escolha quando o lead pedir para não gravar ou quando a conversa não deve ficar registrada. Desligar é sempre livre, e você sabe que deu certo quando o painel da reunião mostra Não nessa pergunta, como no print abaixo.

Passo 3: Apague o que não deve ficar

Os passos anteriores evitam novas gravações, e este cuida das que já existem e não devem ficar. Para isso, o dono abre a reunião em Reuniões e exclui. Vídeo, transcrição e análise saem na hora, como vimos na seção sobre o que some. Para apagar a empresa inteira, o dono pede ao suporte por e-mail.

Por onde começar?

Você viu que a empresa que grava responde primeiro pelos dados, que ela precisa escolher a base legal e avisar quem está na call, e o que o Pitchtracker guarda, onde guarda e o que some quando você apaga. Viu também as seis perguntas para fazer a qualquer gravador de reunião.

O primeiro passo desta semana é colocar o aviso de gravação no próximo convite, com o modelo de três momentos acima, e repetir o aviso na abertura da call. Se você ainda está escolhendo a ferramenta, mande as seis perguntas por escrito a cada fornecedor.

Perguntas frequentes

O Pitchtracker grava a reunião sem o cliente saber?

Não. O robô entra com o nome Pitchtracker e aparece na lista de participantes. Mesmo assim, avise no convite e em voz alta, porque ver o robô não garante que a pessoa entendeu que há gravação.

Sou lead de uma empresa que usa o Pitchtracker. Como peço os meus dados?

Fale com a empresa que gravou a reunião, que é a controladora dos seus dados. Se você escrever ao Pitchtracker, o pedido é encaminhado a ela.

Como apago uma gravação no Pitchtracker?

O dono da conta exclui a reunião em Reuniões. Vídeo, transcrição e análise são apagados na hora.

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Leia também: Perguntas frequentes · Como gravar reunião no Google Meet · Política de Privacidade